Politique de Confidentialité

Notre société dénommée « DIGALAKI KORINA S.A & DIEM S.A » (ci-après la « Société »), en qualité de responsable du traitement, prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour se conformer à la législation nationale et européenne relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de leurs données à caractère personnel, notamment au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), ci-après le « Règlement ».

La présente politique décrit les règles que nous appliquons dans le cadre de cette conformité, et notamment :

• Les principes généraux que nous appliquons au traitement des données personnelles.
• Les données susceptibles d'être traitées par notre Société.
• Les finalités du traitement.
• Les destinataires auxquels les données peuvent être communiquées.
• Le transfert des données vers des pays tiers.
• La durée de conservation des données et ce qui se passe à son expiration.
• Les droits des personnes concernées.
• Les obligations de la Société lors du traitement des données.
• L'installation de systèmes de vidéosurveillance à des fins de sécurité et la surveillance des communications.
• L'accès par Internet.
• La mise à jour et la modification de notre politique.

1. Principes généraux du traitement des données personnelles

La Société veille à ce que le traitement des données soit effectué conformément aux principes généraux prévus par la loi et garantit notamment que :

• La collecte est toujours effectuée de manière loyale et licite, pour une finalité déterminée, explicite et légitime. Lorsqu'elle repose sur le consentement de la personne concernée, celle-ci reçoit préalablement des informations complètes sur tout ce qu'elle est en droit de savoir et sur ses droits, en particulier son droit de retirer librement son consentement à tout moment, sauf disposition légale contraire.
• Tout traitement des données est effectué de manière licite, sur la base du consentement préalable de la personne concernée lorsqu'il repose sur ce consentement, ou sur une autre base juridique applicable autorisant le traitement.
• Les données traitées sont pertinentes au regard de la finalité du traitement, adéquates, exactes et limitées à ce qui est nécessaire à cette finalité.
• Les données sont régulièrement mises à jour, rectifiées ou complétées afin de toujours satisfaire aux exigences ci-dessus.
• Les données sont conservées pendant la durée minimale nécessaire, en tenant toujours compte de la finalité du traitement.
• Des mesures de sécurité appropriées sont constamment en place pour protéger la sécurité et l'intégrité des données contre tout risque, accès non autorisé, perte, destruction, utilisation abusive ou autre incident similaire.

En ce qui concerne spécifiquement le consentement de la personne concernée, nous précisons que, conformément à la loi, il n'est pas nécessaire :

a. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat que la personne concernée a conclu avec nous ou pour donner suite à une demande de sa part avant la conclusion du contrat.

b. Lorsque le traitement est nécessaire au respect des obligations légales de la Société.

c. Lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.

d. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

e. Lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre Société, sauf si les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées prévalent sur ces intérêts.

La Société ne conserve des données relatives à des mineurs que si elles ont été fournies par les personnes exerçant la responsabilité parentale, et uniquement pour exécuter une relation contractuelle pertinente au bénéfice des mineurs. La Société n'entretient en aucun cas de relations directes avec des mineurs.

2. Données susceptibles d'être traitées

La Société traite uniquement les données personnelles strictement nécessaires à chaque finalité du traitement. Nous avons mis en place des procédures pour vérifier leur exactitude et demandons aux personnes concernées d'informer la Société en temps utile de toute modification.

En particulier, les données traitées par la Société relèvent principalement des catégories suivantes :

a. Données d'identification, par exemple prénom, nom, date de naissance, numéro de carte d'identité ou de passeport, SICAV/NIN, numéro d'identification fiscale ou de TVA.

b. Coordonnées, par exemple adresse électronique, adresse postale, numéros de téléphone et de fax.

c. Données de paiement, par exemple comptes bancaires, cartes de débit, de crédit et autres cartes bancaires.

Les données personnelles traitées par la Société sont conservées sous forme écrite et/ou sur des supports électroniques et magnétiques.

3. Finalités du traitement

La Société peut traiter des données personnelles aux fins suivantes :

a. La conclusion d'un contrat de prestation de services par la Société et la définition de ses conditions générales et particulières.

b. La conclusion d'un contrat de prestation de services à la Société.

c. Le respect des obligations imposées à la Société par le cadre juridique et réglementaire applicable.

Outre ce qui précède, la Société peut traiter des données pour informer les personnes concernées de ses services ainsi que de produits ou services de tiers susceptibles de correspondre à leurs intérêts et préférences, si elles ont donné leur consentement à cette finalité.

Elle peut également traiter des données :

• Pour vérifier votre identité lorsque vous formulez des demandes.
• Pour améliorer la gestion des services et produits fournis par la Société dans le passé, actuellement ou à l'avenir.
• Pour prévenir et détecter les fraudes ou les pertes de données, intentionnelles ou accidentelles.

4. Destinataires auxquels les données peuvent être communiquées

Les données peuvent être transmises :

a. Aux partenaires de la Société, dans le cadre de son activité licite, pour effectuer des traitements pour son compte, à condition que la personne concernée y ait consenti ou qu'un autre cas de traitement licite prévu par la loi s'applique.

b. Aux autorités publiques ou judiciaires.

Notre Société ne communique pas vos données personnelles à des tiers, sauf lorsque ce transfert est autorisé par la législation applicable. Elle ne vend ni ne loue en aucun cas vos données personnelles à des tiers. Ces données sont utilisées exclusivement par la Société ou par des personnes qu'elle a expressément autorisées, afin d'améliorer continuellement le service qui vous est proposé ou pour les autres finalités mentionnées dans la présente politique.

5. Transfert des données vers des pays tiers

La Société ne transfère pas de données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Un éventuel transfert ne peut avoir lieu que si le pays assure un niveau adéquat de protection des données personnelles.

Si le pays tiers situé en dehors de l'EEE n'assure pas un niveau adéquat de protection, les données personnelles ne peuvent y être transférées que si leur protection est garantie par un accord de transfert de données assurant un niveau adéquat de protection, ou si les conditions expressément prévues par la législation européenne et nationale sont remplies, par exemple en présence de règles d'entreprise contraignantes pertinentes ou du consentement explicite de la personne concernée au transfert.

6. Durée de conservation des données et conséquences de son expiration

La Société collecte, conserve et, de manière générale, traite les données pendant une durée maximale de vingt (20) ans à compter de la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause.

Si une procédure judiciaire est en cours, la conservation peut être prolongée au-delà de cette durée jusqu'à sa clôture par une décision judiciaire définitive et irrévocable.

Dans les autres cas, la durée de conservation est celle prévue par la loi, par tout autre contrat en vigueur, par le consentement éventuellement donné par la personne concernée et par les intérêts légitimes de la Société, à condition que les droits des personnes concernées ne prévalent pas sur ces intérêts.

À l'expiration de la durée de conservation, la Société accorde une attention particulière aux modalités de destruction des données. Elle a notamment défini et mis en œuvre une procédure de destruction sécurisée. La Société veille à ce que cette procédure, concernant les dossiers contenant des données personnelles, s'impose également aux tiers qui fournissent des services en son nom et pour son compte, ainsi qu'aux autres personnes avec lesquelles elle collabore dans le cadre de contrats d'externalisation ou d'autres accords.

7. Droits des personnes concernées

Chaque personne concernée peut exercer les droits prévus par le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 et par la législation nationale en vigueur, dans les conditions définies par ces textes. Plus précisément, la personne concernée :

• A le droit d'accéder à ses données personnelles.
• A le droit de demander la rectification des données inexactes la concernant ou que les données incomplètes soient complétées.
• A le droit de demander l'effacement de ses données des fichiers de la Société si leur traitement n'est pas nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et n'est pas justifié par un autre motif légitime.
• A le droit de demander la limitation de l'utilisation de ses données en cas de doute sur leur exactitude.
• A le droit de recevoir les données qu'elle a fournies dans un format structuré et couramment utilisé.

L'exercice de ces droits nécessite l'envoi gratuit d'une demande écrite à la Société, à l'attention de la déléguée à la protection des données, Digalaki Katerina.

En cas d'exercice de l'un de ces droits, la Société prend toutes les mesures possibles pour donner suite à la demande dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de sa réception et informe par écrit la personne concernée de la suite donnée ou des raisons qui empêchent d'y donner suite.

8. Obligations de la Société lors du traitement des données

La Société est tenue de respecter, et respecte, toutes les exigences du cadre législatif relatif à la protection des données. Une attention particulière est notamment accordée aux aspects suivants :

Confidentialité et sécurité du traitement : le traitement des données personnelles est confidentiel et est effectué exclusivement par des personnes placées sous le contrôle de la Société. Ces personnes sont sélectionnées selon des critères stricts visant à garantir des connaissances suffisantes et des engagements personnels de confidentialité. Des contrôles sont également réalisés régulièrement pour assurer l'application rigoureuse des critères et procédures établis par la Société.

La Société prend toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour assurer la sécurité des données et les protéger contre les violations telles que la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, ainsi que toute autre forme de traitement illicite. Les mesures prises visent toujours à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques du traitement et à la nature des données traitées.

Sécurité des systèmes d'information : afin de garantir la confidentialité de toutes les informations saisies dans ses systèmes d'information, la Société a adopté des mesures de sécurité appropriées. Celles-ci protègent les données transmises par les réseaux de données et de voix utilisés par la Société, contrôlent efficacement l'accès des utilisateurs à ses systèmes d'information et protègent les informations gérées par ces systèmes. Elles permettent également de détecter rapidement et de prévenir, dans la mesure du possible, les atteintes à la sécurité des systèmes d'information de la Société.

9. Installation de systèmes de vidéosurveillance à des fins de sécurité et surveillance des communications

Afin de prévenir le vol de biens, de dissuader les activités délictueuses et d'assurer la sécurité du personnel, la Société installe des systèmes de vidéosurveillance dans ses locaux lorsque cela est jugé nécessaire. L'installation et le fonctionnement de ces systèmes respectent les exigences du cadre réglementaire en vigueur.

Les communications de la Société avec vous, y compris les conversations téléphoniques, peuvent être surveillées et enregistrées à des fins de sécurité, d'assurance qualité, ainsi qu'à des fins juridiques, réglementaires et de formation. Dans ces cas, une information préalable est toujours fournie, sauf disposition légale contraire.

10. Accès par Internet

Les communications par Internet, telles que les courriers électroniques, ne sont pas sécurisées si elles ne sont pas chiffrées.

La Société n'est pas responsable des accès non autorisés ou des pertes de données personnelles qui échappent à son contrôle.

La Société peut utiliser des « cookies » pour proposer de meilleurs services en fonction des intérêts et des besoins de l'utilisateur. Dans ces cas, le consentement est toujours demandé. Toutefois, le refus des cookies peut affecter la possibilité d'utiliser le site et de télécharger les services de la Société.

11. Mise à jour et modification de notre politique

La Société peut mettre à jour, compléter et/ou modifier la présente politique conformément au cadre juridique applicable. Dans ce cas, la politique actualisée sera publiée sur le site web de la Société, que nous invitons toutes les personnes entretenant des relations avec nous à consulter afin de rester informées.

Pour toute question ou demande de précision concernant la présente politique de confidentialité, veuillez nous contacter.